Controlling und Reporting

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Inhaltsverzeichnis

Beschreibung

Teilnehmer-Formular-Matrix des FormManagers mit globaler und individueller Fortschrittsübersicht

Angaben über den globalen und individuellen Projektfortschritt sind für den Projektorganisator übersichtlich auf der Projektseite im FormManager aufgeführt. Zusätzlich steht ihm die Projektstatistik zur Verfügung. Teilnehmer können ihren persönlichen Projektfortschritt auf der Teilnehmerseite abrufen.

Projektinhalte müssen mittels der Variablen „Status“ und „Ergebnis“ für die Controlling- und Reporting-Funktionen vorbereitet werden. Der Status markiert den Abschluss der Arbeit an einem Dokument. Die Variable „Ergebnis“ kann beim Speichern eines Datensatzes mit Prozentangaben belegt werden. Das bietet sich z. B. für die Auswertung eines Gesamtergebnisses bei Umfragen bzw. Tests an.







Status definieren

Fertigstellung eines Datensatzes per Status kennzeichnen
Den FormManager-Status in der Datentabelle ausgeben

Der Abschluss einer Arbeit an einem Projektdokument muss mit einem Status gekennzeichnet werden, den der FormManager für die Controlling- und Reporting-Funktionen nutzt. Der Status wird in der Speichern-Funktion eines Formulars im FormDesigner und in den Projekteigenschaften in der Teilnehmer-Formular-Matrix in der Projektverwaltung des Formservers festgelegt.

Der Befehl „Status setzen“ muss per FormDesigner in der Speichern-Funktion im Then-Bereich vor dem Befehl „Speichern“ eingesetzt werden. Per Klick in den Then-Bereich des Funktionseditors wird dazu die Option „FormManager – Status setzen“ gewählt und der Status als Text eingetragen, z. B. „Fertig“. Es ist darauf zu achten, dass der hier vergebene Status-Text übereinstimmt mit dem Status-Text, der in den Projekteigenschaften als "Formularstatus für die Auswertung" festgelegt worden ist.

FormManager definiert genau die Formulare als erledigt, die mit diesem Status abgespeichert werden. Der Status kann in der Datentabelle ausgegeben werden. Dazu wird bei der Ansichtsdefinition der Datentabelle die Spalte "Status" aktiviert. Damit der Status nachträglich nicht mehr verändert werden kann, kann Schreibschutz eingesetzt werden.

Dokumente, die keine Formulare sind, werden standardmäßig mit dem Status belegt, der in den Projekteigenschaften definiert wurde. Bei diesen Dokumentenarten wird der Status gesetzt, sobald der Teilnehmer das Dokument einmal geöffnet hat.





Ergebnis definieren

Ergebnis von Formulareingaben berechnen
Das FormManager-Ergebnis in der Datentabelle ausgeben

Das Ergebnis aus Eingaben in ein Formular kann als Prozentwert berechnet werden, den der FormManager für die Controlling- und Reporting-Funktionen nutzt. Das Ergebnis wird in der Speichern-Funktion eines Formulars im FormDesigner festgelegt. Im Artikel Berechnungen in Formularen wird die Definition von Rechenvorschriften erklärt.

Der Befehl „Ergebnis setzen“ muss im Then-Bereich vor dem Befehl „Speichern“ in die Funktion eingesetzt werden, die die Eingaben in ein Formular abschließend speichert. Per Klick in den Then-Bereich des Funktionseditors wird dazu die Option „FormManager – Ergebnis setzen“ gewählt und dort die Berechnung vorgenommen. Das berechnete Ergebnis je Formular wird nun auf der Projektseite in der Teilnehmer-Formular-Matrix bzw. auf der Teilnehmerseite angezeigt.

Das FormManager-Ergebnis kann ebenfalls in der Datentabelle des Formulars als Prozentzahl bzw. als Fortschrittsbalken ausgegeben werden. Dazu werden in der Ansichtsdefinition die Spalten "Ergebnis" bzw. "Ergebnis (Progressbar)" aktiviert.

Für Dokumentenarten wie PDF, Hyperlink etc. kann ausschließlich ein Status für den Projektfortschritt gesetzt werden, siehe Status definieren.









Daten auswerten

Maskito bietet für die Datenauswertung mehrere Möglichkeiten:


In jedem Fall müssen die Benutzer zur Datenauswertung die Rolle Reporter bzw. Kreisadministrator innehaben.



FormServer-Statistik

Schaltfläche für den Aufruf der Statistik
Ein Beispiel der Datenvisualisierung für den Projektfortschritt

Für das effiziente Projekt-Reporting bietet Maskito visuelle Datenauswertung für FormManager-Projekte und Dokumente auf Knopfdruck. Der Hauptaugenmerk liegt dabei auf der Darstellung des Nutzerverhaltens. Der Aufruf erfolgt für Projekte per Schaltfläche "Statistik" im Servermenü in der Projektansicht. Für Dokumente wird die Statistik per Kontextmenü-Option "Statistik anzeigen" in der Kachelansicht bzw. im Servermenü in der Datentabellenansicht aufgerufen.

Je nach Dokumentenart werden in der Dokumentenstatistik die Anzahl der Aufrufe, Speichervorgänge, Veröffentlichungen und Nutzer über die Zeit visualisiert. Ebenso werden die Verteilung der Nutzer und die jeweilige Sitzungsdauer dargestellt.

Für das Projekt-Reporting stehen u. a. folgende Informationen grafisch aufbereitet zur Verfügung:

  • Anzahl der Aufrufe, Speichervorgänge, Veröffentlichungen und Nutzer über die Zeit
  • Projektfortschritt und Verteilung der Aufgaben-Stati
  • Anzahl der Abgaben und individueller Projektabschlüsse der Projektteilnehmer über die Zeit
  • Fortschritt und Ergebnisse je Dokument, je Teilnehmer und je Teilnehmergruppe (Kategorie)


In der Projektstatistik sind die Tabellen "Nutzer", "Formulare" und "Kategorie" enthalten. Die Kategorien entsprechen jeweils den im Projekt definierten Teilnehmergruppen. In der Spalte "Ergebnisse" wird jeweils der aktuell erreichte Fortschritt in Prozent ausgegeben, basierend auf den Angaben der Variable FM-Ergebnis. Dabei fließen ausschließlich die Ergebnisse ein, wo ein Datensatz erzeugt wurde, wo also die Bearbeitung des Dokuments begonnen bzw. abgeschlossen wurde.

Für alle Grafiken und Tabellen stehen zusätzlich Filter für Zeitraum, Dokumente und Nutzer bereit. Diese Daten können außerdem direkt auf Knopfdruck exportiert werden.


Für den Vergleich von Projekten steht für Serveradministratoren ab Version 5.4 die Business Intelligence des FormServers im Servermanager zur Verfügung.



Datenexport

Daten können aus dem FormServer heraus als Excel-Arbeitsmappe mit Tabellenformatierung bzw. im Dateiformat CSV exportiert werden. Es ist ein Schnappschuss des aktuellen Datenbestands. Eine CSV-Datei eignet sich für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Programmen.

Dazu muss in der Ansicht (View) der Datentabelle die Option „Datenexport“ freigeschaltet sein. Außerdem muss der Benutzer mindestens die Rolle eines Reporters besitzen.

Grundsätzlich können nur diejenigen Datenfelder exportiert werden, deren Eigenschaften MetaInfo und XMLoutput auf True gesetzt sind. Optional können entweder die Datenfelder der aktuellen Ansicht oder alle Daten exportiert werden.

Aktualität per Datenverbindung

Daten können aus dem FormServer in Microsoft Excel per Datenverbindungen importiert werden. Die Excel-Tabelle bleibt dabei mit dem FormServer verbunden, so dass die Tabelle jederzeit per Knopfdruck aktualisiert werden kann. Automatisch werden alle Systemfelder und diejenigen Datenfelder importiert, die die Eigenschaft MetaInfo = True besitzen. Der Serveradministrator muss dem Benutzer dazu Zugriffsrechte einräumen.

Es ist von Vorteil, die Daten bereits im Formular zu formatieren. Für das Control „TextBox“ stehen z. B. die Anzeigeformate Datum, Uhrzeit, Währung etc. zur Verfügung.

FormServer-Daten werden in MS Excel per Befehl "Externe Daten abrufen" im Register "Daten" in der Befehlsgruppe "Verbindungen" abgerufen. Die Option "Aus anderen Quellen" - "Aus SQL Server" ist zu nutzen. Mit Hilfe des Datenverbindungs-Assistenten wird die Verbindung zum Server (Datenbank FormServer) erstellt. Nachdem die Verbindung steht wird die Option "Mit einer ausgewählten Tabelle verbinden" aktiviert und die gewünschte Datentabelle anhand der FormId selektiert. Das Präfix vw repräsentiert dabei eine definierte Datenansicht (Spaltenauswahl).

Anschließend können die Daten in MS Excel individuell ausgewertet werden, z. B. als PivotTable.

Weitere Links

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