FormManager

Aus Formupedia

Wechseln zu: Navigation, Suche

Inhaltsverzeichnis

Beschreibung

Der FormManager ist eine Zusatzkomponente zum Maskito FormServer und ab der Version 5.3 nutzbar. Er bietet Ihnen die Möglichkeiten Formulare und Dokumente innerhalb von Projekten zusammenzufassen und verschiedenen Nutzern zur Verfügung zu stellen. Innerhalb dieser Projekte haben Sie dann die Möglichkeit die Bearbeitung der Formulare gezielt nachzuvollziehen und automatisiert Informationen und Erinnerungen an die Nutzer weiterzugeben.

FormManager bietet Ihnen Funktionen für vielfältige Projektszenarien:

  • Übersichtliche Konzeption des Inhalts und der Teilnehmergruppen
  • Individuelles Dashboard je Teilnehmer mit Aufgaben, Ergebnissen und Status
  • Einladung und Erinnerung der Teilnehmer per Knopfdruck bzw. zeitgesteuert
  • Grafischer Überblick über das Nutzungsverhalten
  • Grafische Auswertung der Projektergebnisse


Ein Projekt umfasst Inhalte und Teilnehmer sowie die Daten aus Controlling- und Reporting-Funktionen. Der FormManager ist Teil des Server-Managers. Für die Projektverwaltung werden Administratorrechte benötigt.

Projekte im FormManager nutzen

Um neue Projekte mit dem FormManager anlegen zu können, benötigt der User die Rechte eines Reporters. Er erhält damit die Möglichkeit auf die Projektverwaltung zuzugreifen und neue Projekte anzulegen oder Projekte, die innerhalb seinen Zuständigkeitsbereich fallen (seinem Kreis zugeordnet sind) zu bearbeiten und zu überwachen.

Projekte aus Sicht Ihrer Teilnehmer

Projektkacheln auf dem Dashboard

Mit dem FormManager stellen Sie allen Teilnehmern eines Projekts automatisch eine Projektkachel auf auf individuellen Dashboard zur Verfügung. Solange das Projekt aktiv ist, ist diese Projektkachel für den Teilnehmer sichtbar. Nach der vollständigen Bearbeitung des Projektes durch den Teilnehmer erhält die Projektkachel ein Häkchen, kann aber von dem Teilnehmer jederzeit wieder geöffnet werden.










Beim Klick auf die Projektkachel wird der Teilnehmer auf die sogenannte Teilnehmerseite geleitet. Dort kann jeder Teilnehmer alle Projektinhalte abrufen und bearbeiten. Jeder Teilnehmer erhält außerdem je Dokument seinen Bearbeitungsstatus und sein Ergebnis.

Es ist darauf zu achten, dass die Teilnehmer die Rolle "Anwender" innehaben. Nur Teilnehmer mit weiteren Rechten können die Projektstatistik und die Teilnehmer-Formular-Matrix einsehen.

Die Projektverwaltung

Projektverwaltung im Administrationsbereich des FormServers

Der FormManager listet in der Projektverwaltung alle Projekte und ihre Eigenschaften für einen schnellen Überblick alphabetisch auf. Dort werden Projekte angelegt und abgewickelt. Such- und Filterfunktionen unterstützen den Organisator. Die Projektverwaltung wird über den Menüpunkt „Projekte“ im Servermanager aufgerufen. Inaktive Projekte werden durch eine rosa Hinterlegung hervorgehoben.






Ein neues Projekt anlegen

Projekteigenschaften

Ein neues Projekt wird per Klick auf die Schaltfläche „Neu“ im Menü der Projektverwaltung im Server-Manager angelegt. Die Projektzuordnung zu einem Kreis muss zu Beginn festgelegt und kann später nicht mehr verändert werden. Die Projekteigenschaften werden über den Button „Eigenschaften“ in der Menüzeile des Projekts definiert. Informationen wie Name und Beschreibung stehen dann im Projekt zur Verfügung. Der zeitliche Zugriff (Aktivität, Gültigkeit) auf die Projektinhalte für die Teilnehmer kann hier festgelegt werden. Inaktive Projekte werden in der Projektverwaltung durch eine rosa Hinterlegung hervorgehoben.

Für die Projektauswertung wird der Status benannt, der die Dokumente im Projekt als erledigt kennzeichnet, siehe Controlling- und Reporting-Funktionen. Wie gewohnt kann die Kachel für das Projekt für die Darstellung auf dem Dashboard gestaltet werden.



Projekte löschen

Ein Projekt wird per Klick auf das Papierkorb-Icon am Zeilenende eines Listeneintrags in der Projektverwaltung gelöscht



Projektinhalte festlegen

Teilnehmer-Formular-Matrix des FormManagers
Dokumente aus dem Projekt entfernen

Alle wichtigen Eigenschaften des Projekts werden übersichtlich auf der Projektseite dargestellt, z. B. Projektname, Beschreibung, Gültigkeit, Inhalte, Teilnehmer, globaler und individueller Projektfortschritt.

Ein Projekt umfasst Inhalte und Teilnehmer sowie die Daten aus Controlling- und Reporting-Funktionen. Projektinhalte können Formulare oder andere Dokumente sein, z. B. Formulare, Texte, Bilder, Audiodateien und Videos. Die Bearbeitungsreihenfolge der Dokumente kann per Kontextmenü bzw. Drag & Drop festgelegt werden.

Dabei verhindert FormManager automatisch, dass Dokumente einem Projekt doppelt zugewiesen werden. Ein Dokument kann jedoch gleichzeitig zum Inhalt mehrerer Projekte gehören.

Dokumente werden per Kachel-Kontextmenü aus dem Projekt entfernt.













Projekt-Teilnehmer festlegen

Teilnehmer einem Projekt hinzufügen
Teilnehmer aus einem Projekt ausschließen

In der Teilnehmer-Formular-Matrix können Benutzer und Benutzergruppen als Teilnehmer bestimmt werden. Teilnehmer könne in Teilnehmergruppen organisiert werden. Dabei verhindert der FormManager automatisch, dass Benutzer einem Projekt doppelt zugewiesen werden. Ein Benutzer kann jedoch gleichzeitig Teilnehmer in mehreren Projekten sein.

Da ein Projekt einem Kreis zugeordnet ist, können nur die Benutzer und Benutzergruppen desselben Kreises zugewiesen werden.

Teilnehmer an einem Projekt können in Teilnehmergruppen eingeteilt werden. Auf Basis dieser Teilnehmergruppen können später Controlling- und Reportingfunktionen angewendet werden.

Teilnehmer bzw. Teilnehmergruppen werden aus dem Projekt entfernt, indem der Mauszeiger auf dem Listeneintrag in der Teilnehmer-Formular-Matrix positioniert und auf das X-Symbol geklickt werden. Über das Kontextmenü können auch alle Teilnehmer mit einem Klick aus einer Teilnehmergruppe bzw. aus dem Projekt ausgeschlossen werden.

















Teilnehmerseite gestalten

Die individuelle Projektseite für Teilnehmer

Der Organisator kann im Servermanager per Button „Teilnehmerseite“ in der oberen Menüzeile eine Voransicht der Teilnehmerseite aufrufen. Auf der Teilnehmerseite werden die Informationen verwendet, die in den Projekt- bzw. Formulareigenschaften hinterlegt werden. Die Projekteigenschaften können im Servermanager per Menüpunkt „Eigenschaften“ in der Teilnehmer-Formular-Matrix bearbeitet werden. Die Formulareigenschaften sind im Kontextmenü der Formularkacheln auch direkt vom Projekt aus definierbar. Die Reihenfolge der Projektdokumente kann in der Teilnehmer-Formular-Matrix per Kontextmenü bzw. per Drag & Drop festgelegt werden.

FormManager aktualisiert automatisch den Projektfortschritt je Teilnehmer in Form von „Status“ und „Ergebnis“ je Dokument. Der zeitliche Zugriff auf die Projektinhalte wird für alle Teilnehmer über die Definition der Gültigkeit in den Projekteigenschaften geregelt.





Weitere Links

Persönliche Werkzeuge