Integration in SharePoint

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Beschreibung

Hier wird die Integration eines Formulars in SharePoint über eine Dokumentbibliothek beschrieben. Suchen Sie eine Beschreibung zur Integration von SharePoint-Inhalten in ein Formular, dann geht's hier weiter.

Formulare können sowohl in Windows SharePoint Services (WSS) wie in Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) integriert werden.

Formulare, die mit Softed Formularware erstellt werden, können in SharePoint - Dokumentbibliotheken als Dokumentvorlagen verwendet werden. Sie können damit eine Bibliothek für Formulare erstellen, die Ihnen eine Übersicht und Auswertemöglichkeit über bestimmte Formularfelder ermöglicht. Bei der Erstellung der Formulare kann festgelegt werden, welche Formularinhalte als Metainformation vom SharePoint-Server in Spalten der Dokumentbibliothek gelesen und geschrieben werden sollen. Die so übertragenen Informationen aus den Formularen können Sie für weitere Auswertungen/Statistiken/Workflows mit den SharePoint-Funktionen verknüpfen.

Konfiguration des SharePoint-Servers

Um die SoftEd Formularware in SharePoint verwenden zu können, müssen Anpassungen des Servers an die neu zu integrierende Anwendung vorgenommen werden. Im folgenden Abschnitt werden die notwendigen Schritte für die Konfiguration des SharePoint-Servers beschrieben:

Bilddateien in Ordner kopieren

Image:ICSFD.GIF Image:ICSFX.GIF Image:Lg icsfx.gif Image:Lg icsfd.gif Alle Logos im ZIP-File

Speichern Sie die Bilder im Verzeichnis: ..\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\web server extensions\12\TEMPLATE\IMAGES\

Datei DOCICON.XML anpassen

…\Microsoft Shared\web server extensions\12\TEMPLATE\XML\DOCICON.XML

Öffnen Sie diese Datei zum Bearbeiten und fügen Sie diese 3 Einträge hinzu.

<DocIcons>
  <ByProgID>
     … 
    <Mapping Key="FormularWare.Document" Value="icsfd.gif" EditText=" SoftEd FormularWare"
    OpenControl="FormularWare.Document"/> 
  </ByProgID>
  <ByExtension>
    <Mapping Key="sfd" Value="icsfd.gif" EditText="SoftEd FormularWare Vorlage"  
    OpenControl="FormularWare.Document"/>
    <Mapping Key="sfx" Value="icsfx.gif" EditText=" SoftEd FormularWare Daten"
    OpenControl="FormularWare.Document"/>
    … 

Starten Sie nach erfolgter Konfiguration den IIS-Server/SharePoint neu, damit die Änderungen wirksam werden. Mit diesen Änderungen werden sfd und sfx Dateien mit Icon und Beschriftung in den Listen dargestellt. Dem Client wird die ProgID „Formularware.Document“ übermittelt und somit kann das Programm FormView die Dateien öffnen und verarbeiten.

Hinweis: Der Installationsordner kann gegebenfalls bei Ihrer Installation von der oben dargestellten Ordnerstruktur abweichen.

Konfiguration der Clients

Bei der Installation des SoftEd FormViewers werden alle Registrierungen für die Integration der Formularsoftware durchgeführt.

Eine SoftEd Formularware Dokumentbibliothek erstellen

Um ein Formularware-Formular als Eingabemaske in einer Dokumentenbibliothek zu nutzen, erstellen Sie zunächst mit Formularware eine Formularvorlage. Anschließend erstellen Sie die Dokumentbibliothek mit den benötigten Spalten und tragen Sie Ihr Formular als Vorlage für neue Elemente der Dokumentbibliothek ein.

Erstellen einer Formularvorlage für eine Dokumentbibliothek

  • Erstellen Sie eine sfd-Formulardatei.
  • Legen Sie die Namen der Controls sorgfältig fest. Sie werden später auch für die Spaltennamen der Dokumentbibliothek verwendet.

Hinweis: Damit die Verbindung hergestellt werden kann, müssen der Controlname im Formular und der Spaltenname der Dokumentbibliothek gleich sein. Es ist sinnvoll, den Namen der Controls ohne Präfix zu geben. Beispiel: NICHT txtReisender, SONDERN Reisender

  • Für jedes Formularfeld, dessen Inhalt später als Metainformation in einer Spalte der Formularbibliothek erscheinen soll, setzen Sie die Eigenschaft MetaInfo = True.
  • Über den Dialog "Auf SharePoint speichern" Projekt >> Auf SharePoint speichern können Sie Ihre Datei direkt in der Dokumentenbibliothek abspeichern.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie Formulare in Dokumentenbibliotheken immer als Vorlage und als Dokument speichern können. Möchten Sie, dass Ihre Formulare als Vorlage verwendet werden, müssen diese in einem speziellen Ordner (/Forms) abgespeichert werden. Bitte beachten Sie die Hinweise im Speichern-Dialog.

Erstellen einer Dokumentbibliothek

  • Erstellen Sie auf dem SharePoint-Server an geeigneter Stelle eine Dokumentbibliothek.

Tipp: SharePoint 2010 bietet Ihnen die Möglichkeit Formularbibliotheken anzulegen. Für den Fall, dass Sie Bibliotheken anlegen möchten, in denen ausschließlich Formulardaten gespeichert werden, sind diese für den Nutzer komfortabler nutzbar. Im Umgang mit Formularware gibt es zwischen den Bibliotheksformen keine Unterschiede.

  • Fügen Sie der Dokumentbibliothek die Spalten für die Inhalte des Formulars hinzu. Legen Sie für jedes Control des Formulars eine SharePoint-Spalte mit der Bezeichnung des Controls an.
  • Klicken Sie in der Dokumentbibliothek auf Aktionen und Mit Windows Explorer öffnen und wechseln Sie in den Unterordner Forms. Hier sollte Ihre Vorlagendatei gespeichert sein.
  • Um die Vorlage in der Bibliothek zu hinterlegen, klicken Sie auf Einstellungen für Dokumentbibliothek >> Erweiterte Einstellungen und tragen Sie bei Dokumentvorlagen die Vorlagen-URL Ihrer Formulardatei ein: <Dokumentbibliotheksname>/Forms/<Formulardatei>

SharePoint Vorlagen bearbeiten

Wie im vorhergehenden Abschnitt beschriebenen, werden die SoftEd FormularWare Dokumentbibliotheken durch das Kopieren der Formularvorlagen auf dem SharePoint-Server aktualisiert. Mit dem FormDesigner lässt sich das im SharePoint abgespeicherte Formular auch bequem
direkt öffnen und speichern, so dass die durchgeführten Änderungen am Formular sofort zur Verfügung stehen.
Im Menü Projekt gibt es den Menüpunkt Von SharePoint öffnen zum direkten Öffnen eines Formulars von einem SharePoint-Server.

Tragen Sie in das Feld Dateiname den absoluten Pfad zur Formularvorlage ein und öffnen Sie dann die Datei. Der FormDesigner öffnet Ihnen dann das angegebene Formular. Wenn Sie das Formular abspeichern, aktualisiert er automatisch die Vorlage auf dem SharePoint-Server. Die gespeicherten SharePoint-Formulare werden ebenfalls auf der Schnellstartseite zum Öffnen zuletzt verwendeter Formulare angezeigt.

SoftEd Formulare in SharePoint verwenden

Der SharePoint Server erkennt anhand der Formularvorlagenendung .sfd, dass es sich um ein SoftEd Formularware Formular handelt. Die auf dem SharePoint liegende XML-Datei wird mit dem auf dem PC installierten SoftEd FormView verknüpft. Wird in der SharePoint-Liste das SoftEd Formularware-Icon angeklickt, wird der SoftEd FormView zunächst mit der Formularvorlage geöffnet. Die Metainformationen, die Spalteninhalte aus der Dokumentbibliothek, werden anschließend ausgelesen und im Formular dargestellt.

Wichtig! Die Spaltenbeschriftung in der Dokumentbibliothek muss der Bezeichnung der Controls im Formular entsprechen. Dies ist die Basis für die Datensynchronisation zwischen SharePoint und dem Formular. Eine nachträgliche Umbenennung der Spaltenbeschriftung ist möglich, die Verbindung bleibt jedoch auf der Erstbezeichnung bestehen.

SharePoint-Daten in SoftEd Formularware nutzen

Neben der Nutzung von Formularware-Formularen als Eingabemasken im SharePoint bietet Ihnen Formularware zusätzlich die Möglichkeit, in vom SharePoint unabhängigen Formularen, SharePoint-Daten einzulesen und weiterzuverwenden bzw. Daten aus anderen SharePoint-Listen oder Bibliotheken zu nutzen. Eine Erläuterung der Vorgehensweise finden Sie hier.


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