Projektmitteilungen

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Beschreibung

Menüzeile mit Option "E-Mail" in der Teilnehmer-Formular-Matrix des FormManagers

Für die Kommunikation mit den Teilnehmern bietet FormManager umfangreiche E-Mail-Funktionen an. Diese werden per Klick auf den Button „E-Mail“ in der oberen Menüzeile des FormManagers aufgerufen. In der E-Mail können Textvorlagen und der Link zur Teilnehmerseite per Platzhalter [?ProjektLink] integriert werden.

FormManager bietet Ihnen eine Vielzahl an Möglichkeiten, Beteiligte über Ihr Projekt zu informieren:

  • Teilnehmer auf Knopfdruck zur Mitarbeit am Projekt einladen
  • Automatische Erinnerung an alle diejenigen Teilnehmer versenden, die ihre Arbeit am Projekt noch nicht abgeschlossen haben.
  • Organisator automatisch informieren, wenn alle Teilnehmer Ihre Arbeit am Projekt abgeschlossen haben.


Allgemeine Textvorlagen werden im Servermanager im Bereich Konfiguration unter Punkt „E-Mail Vorlagen“ festgelegt. Projektbezogene Textvorlagen werden in der Projektverwaltung je Projekt definiert. Dazu werden Texte und Textformatierungen im Dialog „E-Mail Einstellungen“ konfiguriert, der über den Menüpunkt „E-Mail“ und die Option „Einstellungen“ aufgerufen wird.

Hinweis: Bilder können nur dann in eine E-Mail eingefügt werden, wenn sie eine URL besitzen. Es wird empfohlen, Bilder als Link in die E-Mail einzusetzen.

Zur Teilnahme am Projekt einladen

Automatisch wird an alle zugewiesenen Teilnehmer eine Einladung in Form einer E-Mail versendet, indem unter dem Menüpunkt „E-Mail“ in der Teilnehmer-Formular-Matrix die Option „Einladung – E-Mail an alle“ gewählt wird. Auch an dieser Stelle können Text und Formatierung angepasst werden.

Teilnehmer an die Mitwirkung am Projekt erinnern

Erinnerungen automatisch versenden

FormManager macht es möglich, automatisch alle Teilnehmer per E-Mail an die Teilnahme am Projekt zu erinnern, die ihre Arbeit am Projekt noch nicht abgeschlossen haben. Dazu wird die Zeitsteuerung im Dialog „E-Mail Einstellungen“ konfiguriert. Die Zeitsteuerung wird über den Menüpunkt „E-Mail“ in der Teilnehmer-Formular-Matrix und die Option „Einstellungen“ erreicht. Auch die wiederholte Erinnerung kann granular eingestellt werden.

Die Erinnerung kann außerdem manuell versendet werden. Dazu wird unter dem Menüpunkt „E-Mail“ in der Teilnehmer-Formular-Matrix die Option „Erinnerung – E-Mail an offen“ gewählt. An dieser Stelle können Text und Formatierung angepasst werden.

Automatische Benachrichtigung zum Projektabschluss

Automatische Benachrichtigung bei Projektabschluss

FormManager bietet Funktionalitäten, um Projektteilnehmer zum Projektabschluss per E-Mail zu informieren. So kann ein Teilnehmer benachrichtigt werden, sobald er alle seine Aufgaben erledigt hat, z. B. mit einem Dank für die Zusammenarbeit. Der Organisator kann automatisch per E-Mail informiert werden, sobald alle Teilnehmer ihre Aufgaben erledigt haben. Die nötigen Einstellungen werden unter dem Menüpunkt „E-Mail“ in der Teilnehmer-Formular-Matrix per Option „Einstellungen“ vorgenommen. Dort können ebenfalls Textvorlagen und Textformatierung für diese E-Mail-Nachrichten definiert werden.







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