Wie kann ich Benutzer über neue bzw. aktualisierte Inhalte informieren?

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Inhaltsverzeichnis

Beschreibung

Ab Maskito 6.1 kann für jeden Benutzer die automatische Änderungsbenachrichtigung aktiviert werden. Dieses Feature ermöglicht es, Benutzer des FormServers automatisch über neu hochgeladene bzw. aktualisierte Dokumente in einem Kreis bzw. in einem Projekt per E-Mail zu informieren.

Das ist besonders praktisch, wenn Sie den FormServer zusätzlich zur digitalen Abbildung ihrer Workflows auch als Intranetlösung bzw. Austauschplattform nutzen und über News bzw. Updates informieren möchten. Ebenso profitieren alle Projekt- bzw. Lernraum-Teilnehmer von diesem Feature, weil auch über die Änderung an Projektinhalten informiert wird.

Die folgenden Anleitungen beschreiben den differenzierten Einsatz der automatischen Änderungsbenachrichtigung: Konfigurationen sind auf Server-, Kreis-, Projekt- bzw. Benutzerebene einstellbar. Es gibt je Benutzer 2 separate E-Mails:

  • Eine E-Mail für alle Änderungen in allen Kreisen, zu denen der betreffende Benutzer Zugang hat, sowie
  • eine E-Mail für alle Änderungen in allen Projekten, denen der betreffende Benutzer als Teilnehmer zugewiesen ist.





Änderungsbenachrichtigung ein- bzw. ausschalten

Voraussetzung für die Bereitstellung der automatischen Änderungsbenachrichtigung ist es, dass Sie das Feature im FormServer aktivieren. Sie benötigen dazu Serveradministratorrechte.

  1. Rufen Sie den Servermanager auf und dort Konfiguration – Formularserver – Änderungen.
  2. Wählen Sie dort den Zeitpunkt des automatischen Nachrichtenversands.
  3. Speichern Sie die geänderte Serverkonfiguration.



Im Ergebnis werden nun für alle Kreise bzw. Projekte, für die die Änderungsbenachrichtigung aktiviert wurde, zum definierten Zeitpunkt E-Mails über Änderungen an Benutzer gesendet, die ihr Konto für den Empfang solcher Informationen eingerichtet haben. Berücksichtigt werden dabei selbstverständlich die Kreis- bzw. Projekt-Zugangsrechte eines jeden Benutzers.

Sie können den Service auch komplett wieder deaktivieren. Wählen Sie dazu unter ServermanagerKonfiguration – Formularserver – Änderungen die Option „Deaktiviert“ aus der Klappliste aus. Alle Konfigurationen bei Kreisen, Projekten und Benutzerkonten bleiben erhalten, so dass Sie den Service später mühelos wieder in Betrieb nehmen können.

Die E-Mails werden automatisch systemseitig unter Verwendung von Platzhaltern gesendet. Deshalb wird empfohlen, bestimmte Konfigurationen vorzunehmen, z. B. die vom FormServer verwendete E-Mail-Adresse sowie der Name der Serveranwendung unter ServermanagerKonfiguration – Formularserver – E-Mail Absender bzw. Name der Serveranwendung. Auch ein individuelles Masterlayout für systemseitig versendete E-Mails kann z. B. im Firmendesign gestaltet werden – unter Servermanager – Konfiguration – E-Mail Vorlagen – Masterlayout. Sie benötigen dazu Serveradministratorrechte.

Benutzer über neue/aktualisierte Inhalte im Kreis informieren

Sofern Sie die automatische Änderungsbenachrichtigung in der FormServer-Konfiguration aktiviert haben, wie einleitend beschrieben, können Sie nun für jeden Kreis einzeln festlegen, ob dessen Benutzer über neue bzw. aktualisierte Inhalte automatisch per E-Mail informiert werden. Dazu Sie benötigen Sie Serveradministratorrechte.

Vorgehensweise

  1. Legen Sie im Servermanager – Sicherheit – Kreise einen neuen Kreis an bzw. bearbeiten Sie einen bereits bestehenden Kreis.
  2. Setzen Sie das Häkchen bei dem Punkt „Benachrichtigungen“.
  3. Speichern bzw. aktualisieren Sie den Kreis.
  4. Gehen Sie so auch für die übrigen Kreise vor.



Genau diejenigen Benutzer, die Zugang zu den jeweiligen Kreisen und in ihrem Benutzerkonto die Benachrichtigung aktiviert haben, erhalten nun per E-Mail Informationen über neue bzw. aktualisierte Inhalte zu dem Zeitpunkt, der in der Serverkonfiguration festgelegt wurde.

Für öffentliche Kreise ist die Änderungsbenachrichtigung nicht verfügbar, da alle Inhalte auch für Gäste (anonym) bereitstehen.

Sie können jederzeit den Benachrichtigungsservice je Kreis wieder deaktivieren, indem Sie bei dem gewünschten Kreis jeweils das Häkchen bei dem Punkt „Benachrichtigungen“ entfernen. Für diesen Kreis werden dann keine Änderungen protokolliert bzw. als E-Mail an Benutzer gesendet.

Projektteilnehmer über neue/aktualisierte Inhalte informieren

Sofern Sie die automatische Änderungsbenachrichtigung in der FormServer-Konfiguration aktiviert haben, wie einleitend beschrieben, können Sie nun für jedes Projekt einzeln festlegen, ob die zugewiesenen Teilnehmer über neue bzw. aktualisierte Inhalte automatisch per E-Mail informiert werden. Dazu benötigen Sie Serveradministrator-, Kreisadministrator- bzw. Reporterrechte.

Vorgehensweise

  1. Legen Sie im Servermanager – FormManager – Projekte ein neues Projekt an bzw. bearbeiten Sie ein bereits bestehendes Projekt.
  2. Setzen Sie in den Projekteigenschaften ein Häkchen bei dem Punkt „E-Mail Benachrichtigung bei neuen/geänderten Inhalten an Teilnehmer senden“.
  3. Speichern bzw. aktualisieren Sie das Projekt.



Informationen zu Projekten werden gesendet völlig unabhängig davon, ob für den zugehörigen Kreis die Änderungsbenachrichtigung aktiv ist oder nicht. Genau diejenigen Benutzer, die einem aktiven bzw. gültigen Projekt mit aktiver Änderungsbenachrichtigung zugewiesen sind und in ihrem Benutzerkonto die Benachrichtigung aktiviert haben, erhalten nun per E-Mail Informationen über neue bzw. aktualisierte Inhalte zu dem Zeitpunkt, der in der Serverkonfiguration festgelegt wurde.

Sie können jederzeit den Benachrichtigungsservice je Projekt wieder deaktivieren, indem Sie bei dem gewünschten Projekt jeweils das Häkchen entfernen bei dem Punkt „E-Mail Benachrichtigung bei neuen/geänderten Inhalten an Teilnehmer senden“. Für dieses Projekt werden dann keine Änderungen protokolliert bzw. als E-Mail an Benutzer gesendet. Für inaktive bzw. ungültige Projekte werden ebenfalls keine Änderungen protokolliert bzw. gesendet.

Änderungsbenachrichtigung für einzelne Benutzerkonten ein- bzw. ausschalten

Prinzipiell können nur bestimmte Benutzer in Abhängigkeit ihres FormServerzugangs Änderungsbenachrichtigung für Benutzerkonten individuell einrichten.

Benutzerkonto Beschreibung
AD-Nutzer Ausschließlich Server- bzw. Kreisadministratoren können für AD-Nutzer die Änderungsbenachrichtigung aktivieren bzw. deaktivieren.
AD-Gruppe Für AD-Gruppen kann als generelle Konfiguration für alle Gruppenmitglieder keine Änderungsbenachrichtigung eingerichtet werden, denn jeder Benutzer soll individuell über die Nutzung dieses Services entscheiden können.
Forms-Anmeldung Benutzer mit einem Forms-Konto können ihr Benutzerkonto selbst verwalten. Zusätzlich können auch Server- bzw. Kreisadministratoren die Änderungsbenachrichtigung aktivieren bzw. deaktivieren.



So verwalten Administratoren die Änderungsbenachrichtigung je Benutzer:

Beispiel für ein Benutzerkonto mit expliziter Kreis- und Rollenzuordnung
Benutzerkonto mit expliziter Kreis- und Rollenzuordnung. Zusätzlich erhält dieser Benutzer Zugang zu Projekten, denen die Benutzergruppe "IT-Trainer" zugeordnet ist.
  1. Rufen Sie die Benutzerverwaltung auf unter Servermanager – Sicherheit – Benutzer.
  2. Legen Sie ein neues Benutzerkonto an bzw. öffnen Sie ein bestehendes Konto.
  3. Aktivieren Sie die Änderungsbenachrichtigung, indem Sie bei der Option „E-Mail bei neuen/geänderten Inhalten“ ein Häkchen setzen.
    1. Hinweis: Beim Anlegen eines neuen Kontos ist diese Option bereits standardmäßig aktiviert.
  4. Tragen Sie für das Benutzerkonto eine E-Mail-Adresse ein, falls dies noch nicht geschehen sein sollte.
  5. Prüfen Sie, ob für das Benutzerkonto die gewünschten expliziten Kreis- und Rollenzuordnungen gelten, bzw. richten Sie diese ggf. noch ein, siehe Erläuterungen unten.
  6. Speichern Sie die Eingaben.



Im Ergebnis erhalten die Benutzer zu den vom Serveradministrator vordefinierten Zeitpunkten, z. B. täglich 8 Uhr, gesammelte Informationen über alle neue bzw. aktualisierte Inhalte in Kreisen bzw. Projekten, zu denen der konkrete Benutzer Zugang hat und die für die automatische Änderungsbenachrichtigung vorgesehen sind. Der Benutzer erhält jeweils je nach Konfiguration eine E-Mail zu allen Änderungen in den verschiedenen Kreisen sowie eine E-Mail mit allen Änderungen in den verschiedenen Projekten. Änderungsbenachrichtigungen bzgl. Projekten/Lernräumen bzw. Kreisen können separat geregelt werden, z. B. kann für den Kreis die Benachrichtigung inaktiv sein, während für ein Projekt dieses Kreises Benachrichtigungen gesendet werden.

Bei Bedarf können Sie auf die beschriebene Weise den Service jederzeit beenden, indem Sie das Häkchen im Benutzerkonto wieder entfernen.

Für Benutzergruppen bzw. AD-Gruppen können Sie als generelle Konfiguration für alle Gruppenmitglieder keine Änderungsbenachrichtigung einrichten, denn jeder Benutzer soll individuell über die Nutzung dieses Services entscheiden können.

Über inhaltliche Änderungen in öffentlichen Kreisen wird in der automatischen Benachrichtigung nicht informiert. Ebenso verhält es sich bei Kreisen, für die jeder registrierte Benutzer Zugang ohne manuelle Bestätigung beantragen kann.

Zu 5) Damit der konkrete Benutzer Informationen zu neuen bzw. geänderten Projektinhalten erhält, muss er dem entsprechenden Projekt als Teilnehmer zugewiesen werden. Dieser Benutzer wird genau dann über inhaltliche Änderungen in Projekten/Lernräumen bzw. Kreisen informiert, wenn er zusätzlich explizit diesen Kreisen zugeordnet ist und für jeden Kreis entsprechend explizite Rechte besitzt, z. B. Nutzerrolle.

Änderungsbenachrichtigung bei Zugangsberechtigung per Voucher

Voucher für die Zuweisung eines Benutzers zu einer Benutzergruppe, die Zugang zu einem bzw. mehreren Projekten hat. Für den Zugang eines Benutzers zum genannten Kreis inkl. expliziter Nutzerrolle wird hier einfach keine Benutzergruppe angegeben.

Erhält ein Benutzer ausschließlich durch die Zugehörigkeit zu einer Benutzergruppe impliziten Zugang zu einem bestimmten Projekt/Lernraum bzw. Kreis, greift die automatische Änderungsbenachrichtigung nicht. Das bedeutet, dass die Projektzuweisung, z. B. per Voucher, keine Änderungsbenachrichtigung für die so zugewiesenen Teilnehmer zur Folge hat.

Erhält ein Benutzer per Voucher persönlichen, expliziten Zugang zu einem bestimmten Kreis, ohne gleichzeitig einer Benutzergruppe zugeordnet zu werden, greift die automatische Änderungsbenachrichtigung, sofern für diesen Benutzer die Änderungsbenachrichtigung aktiviert wurde.





















So konfigurieren Sie die Änderungsbenachrichtigung in Ihrem eigenen Benutzerkonto:

Der Benutzer mit Forms-Anmeldung ruft sein Benutzerkonto ein
  1. Rufen Sie Ihr Benutzerkonto auf, indem Sie im oberen Menü auf Ihren Benutzernamen zeigen und im Pop-Up-Dialog auf den Link „Mein Konto“ klicken.
    1. Hinweis: Falls Sie dort keinen Link „Mein Konto“ vorfinden, verfügen Sie nicht über ein Konto mit FormsAnmeldung. Kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren Serveradministrator mit der Bitte, die Änderungsbenachrichtigung für Ihr Konto zu aktivieren.
  2. Klicken Sie in Ihrem Benutzerkonto im Bereich „Kontoeinstellungen“ auf „Einstellungen“.
  3. Setzen Sie ein Häkchen bei der Option „Info bei neuen Inhalten erhalten“, um die Änderungsbenachrichtigung zu aktivieren.
    1. Hinweis: Haben Sie sich selbst am FormServer registriert, z. B. per Zugangslink (Voucher), ist diese Option bereits standardmäßig aktiviert.
  4. Speichern Sie diese Konfiguration.



Im Ergebnis erhalten Sie zu den vom Serveradministrator vordefinierten Zeitpunkten, z. B. täglich 8 Uhr, gesammelte Informationen über alle neue bzw. aktualisierte Inhalte in Kreisen bzw. Projekten, zu denen Sie Zugang haben und die für die automatische Änderungsbenachrichtigung vorgesehen sind. Bei Bedarf können Sie auf die beschriebene Weise den Service jederzeit beenden, indem Sie das Häkchen wieder entfernen.

Monitoring über die automatisch versendeten Änderungsbenachrichtigungen

Serveradministratoren können im Servermanager in der Übersicht „Ausgehende E-Mails“ nachvollziehen, an welchen Benutzer wann welche Informationen im Rahmen der Änderungsbenachrichtigung vom System automatisch gesendet worden sind.

Persönliche Werkzeuge