Wie kann ich effizient den Zugang zu Projekten steuern?

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Mit Maskito FormManager fassen Sie Formulare und Dokumente in Projekten zusammen und stellen sie für Benutzer zur Bearbeitung bereit. Den Projektfortschritt sowie die Ergebnisse behalten Sie per Controlling- und Reporting-Funktionen im Überblick. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen erleichtern die Projektorganisation.

Ab Version Maskito SIX kommt eine weitere Arbeitserleichterung hinzu: Benutzer werden über einen Aktivierungslink, den Voucher, automatisch einem Projekt zugeordnet und erhalten dort Zugang. Die Zugangsrechte können per Gültigkeit von Projekt bzw. Benutzergruppe automatisch zeitlich begrenzt werden.


Inhaltsverzeichnis

Praxisbeispiel

Sie planen, eine bestimmte Zielgruppe über neue Richtlinien zu informieren. Im Rahmen der Compliance ist es nötig, dass Sie für jeden einzelnen Projekt-Teilnehmer einen Nachweis darüber haben, dass die neuen Richtlinien aktiv zur Kenntnis genommen wurden. Der Zugang und die Projektorganisation soll per vordefinierten Regeln erfolgen.

Die Lösung: Ein Voucher als Zugang zu dem Projekt.


Vorgehensweise

  1. Wählen Sie einen nicht-öffentlichen Kreis und laden Sie dort die Dokumente zu den neuen Richtlinien hoch.
  2. Legen Sie für diesen Kreis ein neues Projekt an und ordnen Sie diesem Projekt die in 1. hochgeladenen Dokumente zu.
  3. Erzeugen Sie für diesen Kreis eine Benutzergruppe, z. B. mit Anwenderrechten.
  4. Erstellen Sie einen neuen Voucher für den gewählten Kreis und für die gewählte Benutzergruppe.
  5. Ordnen Sie dem gewählten Projekt die in 3. erzeugte Benutzergruppe zu.
  6. Verteilen Sie den Link bzw. den Code des Vouchers an die gewünschten Personen.


Benutzer lösen den Voucher ein, indem sie den Link aufrufen bzw. indem sie in ihrem Benutzerkonto den Code eingeben, wenn sie sich am FormServer angemeldet haben. So erhalten sie Zugang zu dem Projekt.

Automatisieren Sie die Projektsteuerung z. B. per terminierten E-Mail-Benachrichtigungen an Teilnehmer, die an die Erledigung der Aufgaben erinnern.

Die Zugangskontrolle für Projekte optimal nutzen

Den Voucher können Sie als Kreis- bzw. Serveradministrator für Ihre Zwecke genau konfigurieren. So können Sie z. B. ein Ablaufdatum für die Gültigkeit des Vouchers sowie ein Voucher-Kontingent definieren.


Benutzer, die den Voucher einlösen, werden automatisch der im Voucher angegebenen Benutzergruppe zugeordnet. Für diese Benutzergruppe können Sie ebenfalls ein Ablaufdatum festlegen, das die Zugangsrechte der Gruppenmitglieder automatisch zeitlich begrenzt.


Verwenden Sie für den Voucher die Option "Manuelle Bestätigung", so erteilen Sie jedem Benutzer explizite, persönliche Zugangsrechte für den im Voucher angegebenen Kreis.


Den Zugang zum Projekt können Sie alternativ auch über die Projekt-Eigenschaft "Gültigkeit" regeln.



Tipps

  • Voucher eignen sich auch optimal als Zugangskontrolle für Kreise. Gehen Sie dafür, wie oben beschrieben vor, ohne Schritt 2 und 5.
  • Voucher können auch während des Registrierungsvorgangs eingelöst werden.
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