¶ Beschreibung
Für die Kommunikation mit den Teilnehmern bietet der MASKITO FormManager umfangreiche E-Mail-Funktionen an. Diese werden per Klick auf den Button „E-Mail“ in der oberen Menüzeile des FormManagers aufgerufen. In der E-Mail können Textvorlagen und der Link zur Teilnehmerseite per Platzhalter [?ProjektLink] integriert werden.
FormManager bietet Ihnen eine Vielzahl an Möglichkeiten, Beteiligte über das Projekt zu informieren:
- Teilnehmer auf Knopfdruck zur Mitarbeit am Projekt einladen
- Automatische Erinnerung an alle diejenigen Teilnehmer versenden, die ihre Arbeit am Projekt noch nicht abgeschlossen haben.
- Organisator automatisch informieren, wenn alle Teilnehmer Ihre Arbeit am Projekt abgeschlossen haben.
Allgemeine Textvorlagen werden im Servermanager im Bereich Konfiguration unter Punkt „E-Mail Vorlagen“ festgelegt. Projektbezogene Textvorlagen werden in der Projektverwaltung je Projekt definiert. Dazu werden Texte und Textformatierungen im Dialog „E-Mail Einstellungen“ konfiguriert, der über den Menüpunkt „E-Mail“ und die Option „Einstellungen“ aufgerufen wird.
Für die Personalisierung der E-Mail-Nachricht sind ab MASKITO SIX neben dem Platzhalter [?ProjektLink] für den Link zur Projekt-Teilnehmerseite auch folgende Platzhalter verfügbar:
[?Projektname]für die Bezeichnung des Projekts[?UserName]für den Login-Namen des Teilnehmers[?UserMail]für die E-Mail-Adresse des Teilnehmers[?UserDisplayName]für den Anzeigename des Teilnehmers
Hinweise:
- Bilder können nur dann in eine E-Mail eingefügt werden, wenn sie eine URL besitzen. Es wird empfohlen, Bilder als Link in die E-Mail einzusetzen.
- Verwenden Sie für das Einfügen von Zeilenumbrüchen bzw. Leerzeilen bei Bedarf das HTML-Element
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¶ Zur Teilnahme am Projekt einladen
Automatisch wird an alle zugewiesenen Teilnehmer eine Einladung in Form einer E-Mail versendet, indem unter dem Menüpunkt „E-Mail“ in der Teilnehmer-Formular-Matrix (bis MASKITO 6.2, danach Oberfläche mit den Rubriken Projektinhalte, Berechtigungen, Teilnehmer und Report) die Option „Einladung – E-Mail an alle“ gewählt wird. Auch an dieser Stelle können Text und Formatierung angepasst werden.
Für die Kommunikation mit den Teilnehmern eines FormManager-Projektes ist das Vorhandensein der jeweiligen E-Mail-Adresse eine wichtige Voraussetzung. Überprüfen Sie diese Informationen in der ab MASKITO 6.2 neu hinzugekommenen Rubrik „Teilnehmer“ des FormManagers. AD-Gruppen, die Zugang zu einem Projekt erhalten (möglich ab MASKITO 6.2), können eine eigene E-Mail-Adresse besitzen, die für alle AD-Gruppenmitglieder gilt.
Die Adressen der FormsUser-Konten werden in der Benutzerverwaltung des FormServers bearbeitet. Die Adressen der AD-User bzw. -Gruppen sind im Active Directory zu ändern. Die Daten aus dem Active Directory werden dynamisch vom FormServer ausgelesen, d. h. die Daten werden regelmäßig synchronisiert.
Falls für den FormServer der Inkognito-Modus aktiv ist, können die Namen der Teilnehmer etc. trotzdem in der Teilnehmerliste des FormManager-Projekts gelesen und überprüft werden, verfügbar ab MASKITO 6.2.
Der FormServer sorgt standardmäßig dafür, dass systemseitig versendete E-Mail-Nachrichten gestaffelt versendet werden. Individuelle Vorgaben in dieser Hinsicht können in der web.config vorgenommen werden. Nutzer mit der Rolle Serveradministrator haben Zugang zu der Liste systemseitig versendeter Nachrichten.
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¶ Teilnehmer an die Mitwirkung am Projekt erinnern
FormManager macht es möglich, automatisch alle Teilnehmer per E-Mail an die Teilnahme am Projekt zu erinnern, die ihre Arbeit am Projekt noch nicht abgeschlossen haben. Dazu wird die Zeitsteuerung im Dialog „E-Mail Einstellungen“ konfiguriert. Die Zeitsteuerung wird über den Menüpunkt „E-Mail“ in der Teilnehmer-Formular-Matrix (bis MASKITO 6.2, danach die Oberfläche mit den Rubriken Projektinhalte, Berechtigungen, Teilnehmer, Report) und die Option „Einstellungen“ erreicht. Auch die wiederholte Erinnerung kann granular eingestellt werden.
Sobald das Projekt nach Abschluss deaktiviert wird, empfehlen wir, auch die hinterlegten Automatismen zu beenden, z. B. automatische Erinnerung. So wird verhindert, dass diese Automatismen sofort wieder greifen, falls das Projekt erneut aktiviert wird.
Die Erinnerung kann außerdem manuell versendet werden. Dazu wird unter dem Menüpunkt „E-Mail“ in der Teilnehmer-Formular-Matrix (Projektansicht) die Option „Erinnerung – E-Mail an offen“ gewählt. An dieser Stelle können Text und Formatierung angepasst werden. Per Klick auf die Schaltfläche "An" im E-Mail-Editor können Empfänger bei Bedarf auch manuell an- bzw. abgewählt werden.
Damit Projekt-Teilnehmer automatisch über neue bzw. aktualisierte Projektinhalte per E-Mail informiert werden, kann ab MASKITO 6.1 automatische Änderungsbenachrichtigung eingerichtet werden.
Weitere Informationen zum Versenden von Nachrichten ausgehend vom FormManager finden Sie im Artikel „Zur Teilnahme am Projekt einladen“.
¶ Automatische Benachrichtigung zum Projektabschluss
FormManager bietet Funktionalitäten, um Projektteilnehmer zum Projektabschluss per E-Mail zu informieren. So kann ein Teilnehmer benachrichtigt werden, sobald er alle seine Aufgaben erledigt hat, z. B. mit einem Dank für die Zusammenarbeit. Der Organisator kann automatisch per E-Mail informiert werden, sobald alle Teilnehmer ihre Aufgaben erledigt haben. Die nötigen Einstellungen werden in dem gewählten Projekt in der Projektansicht per Menüpunkt „E-Mail“ auf der oberen Menüzeile per Option „Einstellungen“ vorgenommen. Dort können ebenfalls Textvorlagen und Textformatierung für diese E-Mail-Nachrichten definiert werden.
Ab MASKITO 6.2 kann in den Projekteigenschaften der verantwortliche Organisator eingetragen werden. Sein Name wird automatisch als Empfänger der Projektabschlussnachricht vorgeschlagen. Die Empfängeradresse ist manuell einzutragen.